Cẩm nang toàn diện: Chuẩn bị hồ sơ xin Visa Nhật Bản 2026

1. Hồ sơ chuẩn bị theo từng chương trình

Mỗi diện Visa có những yêu cầu trọng tâm riêng. Việc xác định đúng nhóm của mình ngay từ đầu sẽ giúp bạn chuẩn bị đúng và đủ, tránh mất thời gian bổ sung:

Thực tập sinh kỹ năng (TTS)

• Trọng tâm: Kế hoạch đào tạo chi tiết và Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.

Lưu ý quan trọng về chương trình TTS:
Chương trình Thực tập sinh kỹ năng sẽ chính thức được thay thế bằng chương trình Lao động kỹ năng đặc thù – Ikusei Shuro (育成就労) từ ngày 01/04/2027. Trong năm 2026, chương trình TTS vẫn tiếp tục được tiếp nhận, nhưng người lao động nên cập nhật lộ trình chuyển tiếp để chủ động cho kế hoạch dài hạn.

Kỹ năng đặc định (Tokutei Ginou)

• Bắt buộc có Chứng chỉ kỹ năng nghề (đỗ kỳ thi tay nghề) và chứng chỉ tiếng Nhật.
• Tokutei Ginou 1: Yêu cầu tiếng Nhật từ JLPT N4 hoặc JFT-Basic (A2) trở lên.
• Tokutei Ginou 2: Trọng tâm là đỗ kỳ thi tay nghề nâng cao; mức tiếng Nhật N3 thường được khuyến nghị và yêu cầu cụ thể tùy theo từng ngành.

Kỹ sư (Engineer / 技術・人文知識・国際業務)

• Ưu tiên: Bằng tốt nghiệp đại học/cao đẳng bản gốc đúng chuyên ngành và hợp đồng lao động với mức lương tương đương người Nhật cùng vị trí.
• Học vấn tối thiểu: Tốt nghiệp cao đẳng/đại học chính quy hoặc có trên 10 năm kinh nghiệm trong ngành chuyên môn.

Lưu ý về tiếng Nhật: Xem mục Cập nhật quan trọng 2026 (phần 3) để biết quy định N2 mới áp dụng từ 15/04/2026.

Du học sinh (Lưu học sinh)

• Ngoài bằng cấp, quan trọng nhất là hồ sơ chứng minh năng lực tài chính của người bảo lãnh (sổ tiết kiệm, xác nhận thu nhập) và Giấy nhập học từ trường tại Nhật.

Nhân sự cao cấp (Highly Skilled Professional)

• Đây là diện Visa tính điểm. Hồ sơ cần bổ sung Bảng tính điểm (Points Calculation Table), bằng chứng về thành tựu nghiên cứu, bằng cấp quốc tế và xác nhận mức lương cao (thông thường từ 3 triệu Yên/năm trở lên).

2. Hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị từng loại giấy tờ

Để hồ sơ được thông qua nhanh chóng, các loại giấy tờ phải được chuẩn bị theo đúng quy chuẩn:

Nhóm giấy tờ định danh cơ bản

• Hộ chiếu (Passport): Còn hiệu lực trên 6 tháng.
• Căn cước công dân (CCCD): Bản gốc và 02 bản sao công chứng (ưu tiên CCCD gắn chip).
• Ảnh thẻ (4x3 cm): 08 tấm, nền trắng, không đeo kính, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Bằng tốt nghiệp & chứng chỉ: Bản gốc kèm bản dịch thuật công chứng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Chứng chỉ tiếng Nhật phải khớp với yêu cầu của diện Visa.

Nhóm hồ sơ pháp lý

• Lý lịch tư pháp số 2: Xin tại Sở Tư pháp; thường được các đơn vị tiếp nhận yêu cầu trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp.
• Xác nhận tình trạng hôn nhân: Tùy tình trạng để chuẩn bị Giấy xác nhận độc thân, Giấy đăng ký kết hôn hoặc Quyết định/Bản án ly hôn (bản sao công chứng).
• Giấy khai sinh: Bản sao trích lục từ sổ gốc hoặc bản sao công chứng từ bản chính (rõ nét, không tẩy xóa).

3. Những cập nhật quan trọng năm 2025 – 2026

Đây là phần người chuẩn bị hồ sơ năm 2026 tuyệt đối không được bỏ qua, vì có những quy định mới mang tính bắt buộc:

a) Giấy chứng nhận không mắc bệnh lao (JPETS) — BẮT BUỘC

Quy định mới có hiệu lực từ 01/09/2025

• Nhật Bản triển khai chương trình JPETS (Japan Pre-entry Tuberculosis Screening) – Sàng lọc bệnh lao trước khi nhập cảnh, áp dụng bắt buộc cho công dân Việt Nam (cùng Philippines, Nepal và một số nước) có ý định lưu trú trung – dài hạn (trên 3 tháng).
• Người lao động/du học sinh phải khám và chụp X-quang phổi tại phòng khám được Nhật Bản chỉ định (Panel Clinic), sau đó nộp Giấy chứng nhận không mắc bệnh lao (TB Clearance Certificate) khi xin COE hoặc xin visa. Không có giấy này, hồ sơ COE/visa sẽ không được tiếp nhận.

Lưu ý thực hiện:

• Chỉ khám tại các phòng khám trong danh sách chỉ định chính thức (tại TP.HCM và Hà Nội). Nên đặt lịch trước 1–2 tuần do nhu cầu cao.
• Khám sức khỏe và chụp X-quang ngực; nếu có dấu hiệu nghi ngờ sẽ phải xét nghiệm đờm bổ sung.
• Tra cứu danh sách phòng khám và quy trình chính thức tại trang của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản (MHLW): jpets.mhlw.go.jp/vi/

Các bệnh viện, cơ sở liên kết với Esuhai:

• Hà Nội: Bệnh Viện Y Tế Hà Thành
• Huế: Phòng Khám Đa Khoa Medic 
• Đà Nẵng: Trung Tâm Y Khoa Phúc Khang Đà Nẵng
• TPHCM: Bệnh Viện Đa Khoa Bưu Điện, Trung Tâm Y Tế Vietsov Petro
• An Giang: Bệnh Viện Đa Khoa Trung Tâm An Giang
• Cần Thơ: Bệnh Viện Đa Khoa Sóc Trăng
• Vĩnh Long: Bệnh Viện Đa Khoa Trà Vinh, Bệnh Viện Xuyên Á Vĩnh Long, Bệnh Viện Nguyễn Đình Chiểu
• Đồng Tháp: Bệnh Viện Đa Khoa Tâm Minh Đức Tiền Giang
• Đồng Nai: Bệnh Viện Đa Khoa Đồng Nai 

b) Siết yêu cầu tiếng Nhật với visa Kỹ sư — từ 15/04/2026

Trước đây, visa Kỹ sư (技人国) không bắt buộc chứng minh năng lực tiếng Nhật. Từ 15/04/2026, Cục Xuất nhập cảnh Nhật Bản siết chặt như sau:

• Bắt buộc N2 / B2: Ứng viên làm các công việc có sử dụng tiếng Nhật (phiên dịch, biên dịch, sales, marketing, dịch vụ – chăm sóc khách hàng…) phải nộp chứng chỉ tương đương JLPT N2 hoặc CEFR B2.
• Trường hợp được miễn / ít bị ảnh hưởng: Kỹ sư IT – lập trình viên làm việc chủ yếu bằng tiếng Anh/ngôn ngữ lập trình; kỹ sư chuyên ngành (cơ khí, điện tử, xây dựng) mà công việc không lấy giao tiếp tiếng Nhật làm trọng tâm.
• Du học sinh đang ở Nhật chuyển đổi sang visa Kỹ sư thường không bị áp dụng yêu cầu này.

Khuyến nghị: Xác nhận rõ mô tả công việc trong hợp đồng lao động. Nếu công việc được mô tả là “sử dụng tiếng Nhật”, gần như chắc chắn cần chứng chỉ N2/B2.

c) Các điều kiện nền tảng khác

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE): Là điều kiện bắt buộc để xin Visa; do công ty/trường phía Nhật xin từ Cục Xuất nhập cảnh (ISA). Không có COE sẽ không xin được Visa.
• Tiêu chuẩn y tế: Xét nghiệm máu (HIV, viêm gan, giang mai) và X-quang phổi. Lao phổi là một trong những lý do bị loại hồ sơ phổ biến nhất — gắn liền với quy định JPETS ở trên.
• Yêu cầu tiêm chủng: Không bắt buộc với tất cả, nhưng nhiều Nghiệp đoàn và chủ sử dụng lao động yêu cầu tiêm phòng Sởi – Quai bị – Rubella (MMR).
• Hợp đồng lao động: Phải có bản tiếng Nhật kèm bản dịch tiếng Việt, ghi rõ mức lương và phúc lợi để bảo vệ quyền lợi người lao động.

4. Lời khuyên chuyên sâu từ chuyên gia

1. Kiểm tra tính đồng nhất: Họ tên, ngày tháng năm sinh trên tất cả giấy tờ (hộ chiếu, bằng cấp, giấy khai sinh) phải trùng khớp tuyệt đối.
2. Quản lý thời hạn giấy tờ: Với giấy tờ có thời hạn ngắn (Lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe, chứng nhận JPETS), nên căn thời điểm xin sao cho còn hiệu lực đúng vào lúc nộp hồ sơ, tránh hết hạn giữa chừng.
3. Dịch thuật chuyên nghiệp: Nên dùng dịch vụ dịch thuật uy tín để đảm bảo đúng thuật ngữ chuyên ngành, đặc biệt với hồ sơ Kỹ sư và Nhân sự cao cấp.
4. Khám JPETS sớm: Đặt lịch tại phòng khám chỉ định trước 1–2 tuần và phối hợp chặt với công ty phái cử về thời điểm khám để khớp với tiến độ nộp COE.

5. Checklist hồ sơ — đánh dấu tiến độ của bạn

Hãy cùng Tikme kiểm soát tiến độ chuẩn bị bằng cách rà soát từng đầu mục dưới đây. Danh mục được biên soạn theo các quy định cập nhật đến năm 2026; mức độ bắt buộc có thể thay đổi tùy chương trình và đơn vị tiếp nhận.

Ghi chú: Cột “Mức độ” mang tính tham khảo. “TÙY CHỌN” nghĩa là chỉ bắt buộc với một số diện/ngành nhất định — bạn cần đối chiếu với diện Visa cụ thể của mình.

Sở hữu một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, minh bạch không chỉ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi COE mà còn khẳng định sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn với lựa chọn tương lai. Hy vọng danh mục hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp bạn kiểm soát tốt tiến độ và tránh được những sai sót không đáng có. Một sự khởi đầu kỹ lưỡng về mặt giấy tờ chính là “chìa khóa” quan trọng nhất để bạn tự tin mở ra cánh cửa thành công tại Nhật Bản trong năm 2026.