Hướng dẫn chi tiết thủ tục hoàn thuế Nenkin và thuế thu nhập cá nhân cho người tham gia chương trình thực tập sinh, kỹ năng đặc định (Tokute) khi về nước

Đó chính là tiền hoàn Nenkin (tiền lương hưu một lần - 脱退一時金) và các khoản thuế thu nhập dư thừa. Theo quy định hiện hành, thời gian đóng Nenkin được tính hoàn trả tối đa đã được nâng lên đến 60 tháng (5 năm) thay vì 3 năm như trước đây, mang lại lợi ích cực kỳ lớn cho các bạn từng tham gia chương trình Thực tập sinh hoặc gia hạn Tokutei.

Lưu ý: Mức trần 5 năm là quy định đang áp dụng hiện nay theo Japan Pension Service. Luật cải cách hưu trí Nhật công bố tháng 6/2025 đã quyết định nâng trần lên 8 năm (96 tháng), nhưng ngày thực thi chưa được ấn định nên tính đến thời điểm hiện tại vẫn áp dụng mức 5 năm.

Quy trình này bản chất là một chuỗi thủ tục khép kín, chia làm 3 phần: Nenkin lần 1 (nhận khoảng 80%), Nenkin lần 2 (nhận 20.42% còn lại) và Hoàn thuế thu nhập năm cuối.

1. Các điều kiện bắt buộc để được hoàn tiền

Để hồ sơ được duyệt thuận lợi, các bạn cần đảm bảo thỏa mãn đầy đủ các tiêu chí sau:

• Quốc tịch: Không mang quốc tịch Nhật Bản.
• Thời gian tham gia: Đóng bảo hiểm Nenkin tại Nhật từ 6 tháng trở lên.
• Tình trạng cư trú: Đã làm thủ tục cắt trú tịch (Tenshutsu-todoke) tại quận/thành phố và đã rời khỏi Nhật Bản vĩnh viễn.
• Lịch sử nhận trợ cấp: Chưa từng nhận tiền trợ cấp thương tật hoặc các khoản hưu trí khác tại Nhật.
• Thời hạn nộp hồ sơ: Phải nộp trong vòng 2 năm (24 tháng) kể từ ngày chính thức xuất cảnh rời Nhật. Nếu quá thời hạn này, số tiền sẽ bị xóa bỏ trên hệ thống và không thể nhận lại.

2. Cập nhật quan trọng theo Luật cải cách hưu trí Nhật Bản 2025

Luật cải cách chế độ hưu trí được Quốc hội Nhật thông qua và công bố ngày 20/06/2025 có một số thay đổi liên quan trực tiếp đến Nenkin một lần. Các bạn TTS/Tokutei cần nắm rõ để chuẩn bị đúng:

• Giấy phép tái nhập cảnh (再入国許可 / みなし再入国) - bẫy thực tế dễ mắc: Nếu khi xuất cảnh bạn vẫn giữ giấy phép tái nhập cảnh (bao gồm cả “tái nhập cảnh giả định” tự động khi tích ô ở sân bay) thì trong thời gian giấy phép còn hiệu lực sẽ KHÔNG được nhận Nenkin một lần - vì điều kiện cốt lõi là phải mất tư cách lưu trú. Do đó, khi về nước vĩnh viễn, tại sân bay TUYỆT ĐỐI không tích chọn ô tái nhập cảnh trên tờ khai xuất cảnh (ED card) và phải hoàn tất thủ tục cắt trú tịch (転出届) trước đó.
• Sắp nâng trần lên 8 năm (96 tháng) nhưng chưa hiệu lực: Mức trần tính số tháng sẽ được nâng từ 5 năm lên 8 năm, rất có lợi cho người làm việc tại Nhật từ 5 đến 8 năm (ví dụ chuyển từ Thực tập sinh sang Tokutei). Tuy nhiên ngày thi hành do chính lệnh quy định trong vòng 4 năm kể từ ngày công bố và đến nay CHƯA được ấn định; trang chính thức của Japan Pension Service hiện vẫn ghi mức 5 năm. Vì vậy hồ sơ nộp ở thời điểm hiện tại vẫn tính theo trần 5 năm.
• Đã đủ 10 năm tham gia thì không được rút, và rút sẽ “reset” thời gian đã đóng: Người đã có tổng thời gian tham gia đủ 10 năm (đủ điều kiện hưởng lương hưu tuổi già) thì không thể yêu cầu Nenkin một lần. Ngoài ra, một khi đã nhận Nenkin một lần, toàn bộ thời gian đã đóng trước đó sẽ bị xóa khỏi thời gian tham gia hưu trí. Bạn nào dự định quay lại Nhật làm việc lâu dài (hướng Tokutei số 2 - không giới hạn gia hạn) nên cân nhắc kỹ giữa việc rút ngay hay giữ lại để hướng tới lương hưu sau này.

3. Quy trình các bước thực hiện từ A đến Z

1. Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ tại Nhật: Thực hiện trước khi bay 1 - 2 tuần.

Đây là giai đoạn chuẩn bị cốt lõi để tránh việc thiếu sót giấy tờ khi đã về Việt Nam. Bạn cần thực hiện:

• Lên Shiyakusho/Kuyakusho: Nộp đơn khai báo chuyển đi vĩnh viễn về nước (Tenshutsu-todoke) để hủy tư cách cư trú và dừng đóng các loại bảo hiểm quốc dân.
• Đăng ký Người đại diện quản lý thuế (納税管理人 - Nouzei Kanriin): Nhờ một người bạn đáng tin cậy đang sống tại Nhật (hoặc các văn phòng dịch vụ) làm người đại diện. Bạn cần điền tờ khai và nộp lên Sở thuế nơi bạn đang cư trú trước khi ra sân bay. Người này sẽ là đầu mối nhận tiền Nenkin lần 2 và hoàn thuế thu nhập cho bạn. Nếu chưa kịp đăng ký người đại diện thuế trước khi xuất cảnh, bạn vẫn có thể nộp tờ khai đăng ký này cùng lúc với đơn hoàn thuế sau đó; tuy nhiên nên làm trước khi bay để thủ tục thuận lợi hơn.
• Thu thập chứng từ: Giữ lại Sổ Nenkin bản gốc (hoặc Giấy chứng nhận mã số Nenkin), Thẻ ngoại kiều (sẽ bị đục lỗ ở sân bay) và tờ Phiếu băm lương/Tổng kết thu nhập năm cuối (源泉徴収票 - Gensen Choushuuhyou) do công ty cấp.

2. Bước 2: Làm thủ tục nhận Nenkin Lần 1 (~80%): Thực hiện ngay khi về tới Việt Nam.

Khoản tiền này chiếm phần lớn tổng số tiền bạn được hoàn và sẽ được Cục Nenkin Nhật Bản chuyển khoản thẳng về tài khoản ngân hàng của bạn tại Việt Nam dưới dạng USD hoặc VND.

Hồ sơ gửi sang Nhật bao gồm:

• Đơn xin nhận lại tiền Nenkin một lần (Dattai Ichijikin Seikyusho).
• Sổ Nenkin bản gốc (hoặc tờ giấy có chứa mã số Nenkin).
• Bản photo hộ chiếu: Gồm trang có ảnh, thông tin cá nhân và đặc biệt phải có trang có đóng dấu ngày xuất cảnh của hải quan sân bay Nhật/ Việt.
• Giấy xác nhận tài khoản ngân hàng tại Việt Nam: Phải là tài khoản chính chủ của bạn, có chức năng nhận tiền quốc tế và có mã SWIFT Code. Bạn nên ra ngân hàng xin một tờ "Giấy xác nhận tài khoản bằng tiếng Anh". 
• Bản photo 2 mặt thẻ ngoại kiều đã bị đục lỗ.

Bỏ toàn bộ vào phong bì và gửi chuyển phát nhanh (EMS/DHL) sang Cục Nenkin Nhật Bản. Thời gian xét duyệt sẽ mất từ 3 đến 6 tháng. Khi tiền được giải ngân, họ sẽ gửi cho bạn một tờ Giấy thông báo cấp tiền Nenkin (脱退一時金支給決定通知書) về địa chỉ ở Việt Nam.

Lưu ý: Hãy giữ thật kỹ tờ giấy gốc này, không được làm mất!3. Bước 3: Thủ tục lấy Nenkin Lần 2 (20.42%) & Hoàn thuế thu nhập: Thực hiện sau khi nhận được tiền lần 1.

Cục Nenkin không trả toàn bộ 100% tiền ở lần 1 mà họ sẽ tự động khấu trừ lại 20.42% để nộp vào sở thuế dưới dạng thuế thu nhập cá nhân của bạn. Vì bạn đã không còn cư trú tại Nhật, đây là khoản thu có thể hoàn lại nếu bạn làm đơn giải trình. Do bạn đang ở Việt Nam, sở thuế không thể chuyển khoản ra nước ngoài, lúc này vai trò của Người đại diện quản lý thuế (đăng ký ở Bước 1) sẽ được kích hoạt.

Lưu ý: Khoản khấu trừ 20,42% chỉ áp dụng cho Nenkin phúc lợi (厚生年金 - Kosei Nenkin) mà hầu hết TTS/Tokutei tham gia khi làm cho công ty; Nenkin quốc dân (国民年金 - Kokumin Nenkin) không bị khấu trừ khoản này. Riêng đơn hoàn thuế thu nhập (退職所得の選択課税) có thể nộp trong vòng 5 năm kể từ ngày 1/1 của năm kế tiếp năm bạn nhận Nenkin lần 1 - rộng hơn so với hạn 2 năm của hồ sơ Nenkin.

Cách làm:

• Bạn gửi tờ Giấy thông báo cấp tiền Nenkin bản gốc (nhận được từ Bước 2) qua đường bưu điện sang Nhật cho Người đại diện thuế của bạn.
• Người đại diện thuế sẽ điền tờ khai hoàn thuế (Kakutei Shinkoku) kèm tờ giấy gốc đó nộp lên Sở thuế (Zeimusho) quản lý khu vực bạn từng ở.
• Sau khoảng 1 - 2 tháng, Sở thuế sẽ duyệt hồ sơ và chuyển khoản 20.42% số tiền này vào tài khoản ngân hàng tại Nhật của Người đại diện. Người này sẽ có trách nhiệm chuyển khoản số tiền đó về Việt Nam cho bạn.

Minh họa mẫu đơn xin rút Nenkin một lần

Mẫu đơn xin rút Nenkin một lần (脱退一時金請求書) gửi lên Cục Nenkin Nhật Bản. Source: Japan Job School（ジャパンジョブスクール）

Khi tự điền mẫu đơn này, lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại hoặc tiền bị "treo" trên hệ thống quốc tế là điền sai tên ngân hàng tiếng Anh hoặc sai mã SWIFT Code. Hãy chắc chắn rằng bạn đã đối chiếu kỹ thông tin ngân hàng cung cấp trước khi gửi đi.

💡 Lưu ý quan trọng để tối ưu hóa số tiền nhận vềMẹo lấy thêm Thuế thu nhập năm cuối (Gensen): Nếu bạn về nước vào giữa năm (ví dụ tháng 6 hoặc tháng 8), công ty chưa kịp làm thủ tục Điều chỉnh thuế cuối năm (Nenmatsu Choushu). Bạn hãy dùng tờ phiếu Gensen Choushuuhyou của năm cuối đó, nhờ Người đại diện thuế làm thủ tục hoàn thuế thu nhập cùng lúc với đợt lấy Nenkin lần 2. Đặc biệt, nếu bạn có đăng ký người phụ thuộc (Fuyou) ở Việt Nam trong năm đó, số tiền thuế được hoàn lại có thể lên tới vài vạn đến hơn chục vạn Yên tùy theo mức thu nhập.

• • Chọn ngân hàng nhận tiền tại Việt Nam: Nên ưu tiên chọn các ngân hàng lớn, có hệ thống xử lý giao dịch quốc tế mạnh và ổn định như Vietcombank, Vietinbank, BIDV, Agribank... Tuyệt đối không dùng tài khoản của người khác hoặc tài khoản đồng sở hữu.
  • Thời hạn bảo lưu: Quyền lợi này chỉ có hiệu lực tối đa 2 năm kể từ ngày bạn cắt trú tịch rời Nhật. Do đó, ngay khi về nước ổn định khoảng 1 tháng, bạn nên tiến hành làm hồ sơ ngay, tránh để sát ngày hết hạn dẫn đến trục trặc giấy tờ không kịp sửa đổi.