Hướng dẫn tự làm thủ tục Giảm trừ gia cảnh tại Nhật Bản từ A–Z

Bài viết tổng hợp đầy đủ quy định hiện hành của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản (NTA), bao gồm cả những thay đổi mới có hiệu lực từ kỳ thuế năm 2025 và 2026.

Lưu ý nhanh về ngưỡng thu nhập và mức gửi tiền dễ nhầm:
Ngưỡng thu nhập của chính người phụ thuộc (tổng thu nhập tối đa để đủ điều kiện): 48 vạn yên đến hết 2024 → 58 vạn yên cho năm 2025 → 62 vạn yên từ năm 2026 trở đi.
38 man (38 vạn yên) là mức tiền tối thiểu phải gửi về cho người phụ thuộc nhóm 30–69 tuổi. Con số này không thay đổi và khác hoàn toàn với ngưỡng thu nhập ở trên.

1. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc theo độ tuổi

Để chống lạm dụng chính sách đối với người phụ thuộc cư trú ngoài nước, từ kỳ thuế năm 2023, NTA đã phân loại nghiêm ngặt theo độ tuổi. Người lao động cần đặc biệt lưu ý:

Điều kiện thu nhập của chính người phụ thuộc (cập nhật theo năm)

Ngoài độ tuổi, người phụ thuộc còn phải có tổng thu nhập trong năm không vượt quá ngưỡng quy định. Ngưỡng này đang được điều chỉnh tăng theo cơ chế bám sát mức tăng giá tiêu dùng:

Mức 62 vạn yên cho năm 2026 đã chính thức thành luật (hiệu lực từ 1/12/2026, áp dụng cho thuế thu nhập từ năm 2026; thủ tục khấu trừ tại nguồn áp dụng từ kỳ chi trả tháng 1/2027).

Với người thân ở Việt Nam không có hoặc có thu nhập rất thấp thì điều kiện này thường đương nhiên thỏa mãn. Tuy nhiên cần lưu ý nếu người thân có đi làm và có thu nhập đáng kể.

Ngưỡng thu nhập được rà soát định kỳ (khoảng 2 năm/lần) theo mức tăng giá. Khi khai thuế, nên kiểm tra lại con số áp dụng cho đúng năm tính thuế trên trang chính thức của NTA.⚠ Quy tắc chuyển tiền cốt lõi

Khoản tiền cấp dưỡng phải được chuyển trực tiếp từ tài khoản cá nhân của người lao động tại Nhật vào tài khoản ngân hàng đứng tên chính xác từng người phụ thuộc tại Việt Nam.

Cơ quan thuế không chấp nhận việc chuyển gộp toàn bộ tiền cho một người đại diện rồi nhờ phân chia lại. Ví dụ: chuyển hết tiền cho mẹ rồi nhờ mẹ chia lại cho bố hoặc anh chị em, khi đó chứng từ chỉ hợp lệ cho mẹ, không hợp lệ cho các thành viên còn lại.

2. Danh mục giấy tờ cần chuẩn bị (Checklist)

• Giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (親族関係書類): Bản sao các giấy tờ hành chính từ Việt Nam như Giấy khai sinh (khai cho bố mẹ/con), Giấy đăng ký kết hôn (khai cho vợ/chồng), hoặc Giấy xác nhận thông tin cư trú. Lưu ý: trừ bản sao hộ chiếu, các giấy tờ thân nhân thường cần nộp/xuất trình bản gốc.
• Bản dịch tiếng Nhật đính kèm: Mọi giấy tờ tiếng Việt bắt buộc phải có bản dịch tiếng Nhật đi kèm. Người lao động có thể tự dịch theo mẫu, không bắt buộc dùng dịch vụ công chứng tư pháp.
• Chứng từ chuyển tiền quốc tế (送金関係書類 / 送金証明書): Hóa đơn/chứng từ gốc từ các đơn vị chuyển tiền hợp pháp được cấp phép tại Nhật (SBI Remit, Kyodai, DCOM, Seven Bank…). Phải ghi rõ dòng tiền đi từ tên người lao động đến thẳng tên người phụ thuộc.
• Giấy tờ bổ sung theo trường hợp:
  • Với người 30–69 tuổi là Du học sinh: Cần thêm giấy chứng minh tư cách lưu trú du học (留学ビザ等書類) kèm bản dịch.
  • Với người 30–69 tuổi theo diện ≥ 38 man: Cần chứng từ chứng minh tổng chuyển tiền trong năm đạt từ 38 vạn yên trở lên (38万円送金書類).
• Phiếu tổng kết thu nhập và thuế (源泉徴収票 – Gensen Chōshū-hyō): Do bộ phận kế toán/nhân sự công ty cấp cuối năm, tóm tắt tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã tạm khấu trừ.

Mẹo về chứng từ chuyển tiền: Nếu trong năm bạn chuyển tiền cho cùng một người từ 3 lần trở lên, có thể lập một bảng kê chi tiết (明細書) thay cho việc nộp toàn bộ hóa đơn, kèm chứng từ của lần gửi đầu tiên và cuối cùng trong năm. Cách này giúp giảm khối lượng giấy tờ đáng kể.

3. Hai phương thức thực hiện thủ tục khấu trừ thuế

Phương thức 1: Điều chỉnh thuế cuối năm tại công ty (年末調整 – Nenmatsu Chōsei)

Đây là cách đơn giản và tối ưu nhất. Quy trình thường bắt đầu khoảng tháng 10–11 hằng năm. Bộ phận nhân sự phát tờ khai giảm trừ người phụ thuộc; người lao động điền thông tin người thân tại Việt Nam, ký tên và nộp lại kèm giấy chứng minh quan hệ và chứng từ chuyển tiền đã thu thập trong năm. Công ty xử lý số liệu và hoàn trả khoản thuế nộp dư trực tiếp vào phiếu lương tháng 12 hoặc tháng 1 năm sau.

Phương thức 2: Tự kê khai quyết toán với Cục Thuế (確定申告 – Kakutei Shinkoku)

Bắt buộc áp dụng nếu bạn: Bỏ lỡ hạn nộp tài liệu điều chỉnh thuế tại công ty; công ty không hỗ trợ quyết toán diện người thân ở nước ngoài; hoặc chuyển việc giữa chừng trong năm.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ thông thường là từ 16/2 đến 15/3 của năm kế tiếp (nếu ngày cuối rơi vào thứ Bảy/Chủ nhật/ngày lễ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp). Ví dụ kỳ quyết toán thu nhập năm 2025: từ 16/2/2026 đến 16/3/2026 (do 15/3/2026 là Chủ nhật).

4. Quy trình 4 bước tự thực hiện Kakutei Shinkoku

• Bước 1 – Tập hợp dữ liệu nền tảng: Lấy phiếu Gensen Chōshū-hyō gốc từ công ty. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ chuyển tiền tích lũy từ tháng 1 đến tháng 12 của năm khai thuế, cùng các bản dịch tiếng Nhật của giấy tờ thân nhân.
• Bước 2 – Chọn kênh nộp hồ sơ:
  • Trực tuyến (e-Tax): Khai từ xa qua điện thoại/máy tính bằng thẻ My Number. Lưu ý: phương thức “ID・mật khẩu” đã ngừng cấp mới từ 1/10/2025, nên chuẩn bị thẻ My Number còn hạn cùng mã PIN.
  • Trực tiếp: Đến Văn phòng Thuế (税務署 – Zeimusho) quản lý khu vực cư trú; tại đây có máy tính chuyên dụng và nhân viên hướng dẫn nhập liệu từng bước.
• Bước 3 – Khai báo tài chính và thông tin gia cảnh: Nhập tổng thu nhập, bảo hiểm xã hội đã khấu trừ và số thuế đã tạm nộp ghi trên phiếu Gensen. Tại mục “扶養控除” (khấu trừ phụ thuộc), tạo hồ sơ người thân với họ tên, ngày sinh, địa chỉ tại Việt Nam và chọn đúng loại điều kiện miễn trừ. Hệ thống sẽ tự hiển thị số tiền dự kiến được hoàn.
• Bước 4 – Hoàn tất và nhận hoàn tiền: Gửi dữ liệu trực tuyến qua e-Tax, hoặc in tờ khai, đính kèm chứng từ gốc và bản dịch rồi gửi qua bưu điện theo dạng thư bảo đảm (書留 – Kakitome) hoặc bỏ vào hòm tiếp nhận của Văn phòng Thuế. Tiền hoàn thuế thường về tài khoản cá nhân sau khoảng 4–6 tuần

5. Mức giảm trừ tham khảo (thuế thu nhập)

Số tiền được giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện (16 tuổi trở lên) phụ thuộc vào độ tuổi:

Mức “sống chung” (同居老親, 580.000 yên) chỉ áp dụng khi sống cùng tại Nhật, nên thường không áp dụng cho người thân ở Việt Nam.

6. Quản trị rủi ro và những lưu ý quan trọng

• Cân đối số người phụ thuộc với tổng thu nhập: Với thu nhập trung bình của Kỹ sư/Thực tập sinh khoảng 300–400 man/năm, số người phụ thuộc hợp lý thường chỉ nên ở mức 2–3 thành viên. Khai quá nhiều người để đưa số thuế phải nộp về 0 yên dễ kích hoạt kiểm tra đột xuất từ cơ quan thuế.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến xét duyệt Visa và Vĩnh trú (永住 – Eijū): Khi gia hạn visa hoặc xin vĩnh trú, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh thẩm định lịch sử nộp thuế rất khắt khe. Mức đóng thuế quá thấp do lạm dụng chính sách gia cảnh có thể bị đánh giá là thiếu năng lực đóng góp kinh tế, dẫn đến tỷ lệ từ chối cao.
• Nghĩa vụ lưu trữ chứng từ lâu dài: Cơ quan thuế có thẩm quyền truy cứu và yêu cầu xuất trình chứng từ gốc của các kỳ khai cũ (thông thường trong phạm vi 5 năm, có thể lâu hơn với trường hợp gian lận). Ngay cả khi đã nhận hoàn thuế, tuyệt đối không vứt bỏ chứng từ chuyển tiền, cần lưu giữ cẩn thận để phòng hậu kiểm.

Tóm lại, thủ tục giảm trừ gia cảnh hoàn toàn nằm trong tầm tay người lao động nếu chuẩn bị tài liệu chu đáo ngay từ đầu năm. Nắm vững kiến thức này không chỉ bảo vệ quyền lợi tài chính chính đáng mà còn giúp xây dựng một lộ trình cư trú an toàn, minh bạch tại Nhật Bản.

Bài viết mang tính tham khảo, tổng hợp theo quy định hiện hành của Cục Thuế Quốc gia Nhật Bản (NTA). Quy định thuế được điều chỉnh hằng năm; với trường hợp cụ thể, người lao động nên kiểm tra trang chính thức của NTA hoặc liên hệ Văn phòng Thuế (税務署) địa phương.

 Hình minh họa từ nguồn Stock & Internet, vui lòng liên hệ để tháo gỡ nếu bạn là chủ sở hữu.